Gestión del conocimiento personal: ¿Controlamos la información que manejamos?

Aclaración: Este no es un artículo sobre cómo gestionar la información, ni una serie de consejos para ser más organizado, simplemente una reflexión sobre la gestión del conocimiento personal para que cada cual la lea e interprete como más le convenga.

En la actualidad trabajamos con mucha información en nuestro día a día, esto es un hecho. Información en forma de documentos, webs, vídeos, podcasts, libros, noticias… y un largo etcétera, que, en muchas ocasiones, no sabemos dónde lo hemos guardado. Van pasando los días y las semanas y seguimos almacenando más y más información que probablemente, al menos la gran mayoría, tampoco sepamos dónde la hemos ubicado.

Como resultado, acabamos con un sinfín de documentos des categorizados y sin organizar que nos costará mucho tiempo y esfuerzo poder encontrar en aquel sitio donde un día lo guardamos. Entonces… ¿De qué te sirve almacenar toda esta información si muy probablemente nunca accederás a ella porque no sabes dónde está?

Justamente esa pregunta me la hice yo hace un año, cuando me encontraba totalmente frustrado al no encontrar algo que sabía que tenía en algún lugar. Mientras, me hacía preguntas del tipo: ¿Lo tengo en mis favoritos del navegador? ¿En un mensaje de Telegram? ¿Está anotado en mi bloc de notas? ¿En mi diario?… Pues bien, este estado en el que todos nos hemos encontrado alguna vez se denomina «fricción», y se define como aquello que ha entorpecido o ralentizado nuestro flujo de trabajo o búsqueda de información.

Información vs. conocimiento

En primer lugar, y con el fin de contextualizar las próximas líneas, empezaré por diferenciar estos dos conceptos. Es importante tener en cuenta que la información no es directamente proporcional al conocimiento, es decir, que por mucha información que tengamos, no tiene por qué aumentar nuestro conocimiento. Sin embargo, es algo que, aunque erróneamente, mucha gente cree. Para comprenderlo más fácilmente, pondré como ejemplo la «explosión» del Big Data: Durante muchos años, las compañías han recopilado infinidad de información de sus clientes, pero ojo, no la han podido aprovechar hasta que no han sabido cómo utilizarla. Pues, en menor medida, lo mismo nos pasa a nosotros.

El principal problema de todo esto, paradójicamente, es que hoy en día tenemos toda la información que queramos a nuestro alcance en un solo «clic», pero recuerda, de nada sirve tener acceso a tanta información si no la procesamos u organizamos. En ese sentido, cuando la información no es nuestra, sino que se trata de una obra ajena, nos pueden surgir las siguientes preguntas: ¿Es esa información en realidad la que necesito? ¿Me aporta algo? ¿De todo ese artículo, me interesa todo o solo una parte? Y es aquí donde entra en juego la importancia de procesar la información para así poder generar conocimiento.

Por ejemplo, cuando tomamos nuestras propias notas o subrayamos fragmentos de algún libro o artículo ajeno (información externa), estamos generando conocimiento. Un conocimiento que, si no lo extraemos o gestionamos, estaremos volviendo al punto inicial. Es decir, si esas notas que has creado se quedan en el libro (que inevitablemente acabará volviendo a la estantería de donde lo cogiste), no estarás unificando y controlando toda esa información que previamente habías creado y, por lo tanto, no habrá manera de convertirla en conocimiento.

Nuestro flujo de trabajo

Bien, pues ahora que ya sabes la diferencia entre información y conocimiento, el siguiente paso para ponernos manos a la obra sería conocer la manera que tenemos de trabajar, o dicho de una manera más técnica, saber cuál es nuestro flujo de trabajo. Aquí es importante tener en cuenta que cada persona tiene una forma distinta de trabajar y se organiza en función de sus necesidades o intereses. Por ello, lo primero que deberíamos hacer es dedicar algo de tiempo a identificar nuestro «modus operandi». Algo que puede ser muy útil, es sentarse, papel y boli en mano, a escribir todo ese caos que tenemos en nuestra cabeza, de esta forma conseguirás plasmar sobre el papel un primer boceto organizativo de toda la información con la que trabajas y no estás ordenando.

Metodologías: Un arma de doble filo

Estoy seguro de que en más de una ocasión has escuchado hablar sobre «metodologías de trabajo», que son aquellas técnicas que nos permiten organizarnos, trabajar o gestionarnos mejor. De hecho, hay una que puede que sea la más conocida y aplicada: la Metodología Zettelkasten. ¿La conoces?

En mi opinión, diré que intentar aplicar una u otra en su forma más estricta no siempre es la mejor opción. El por qué de esta afirmación reside en esa «fricción» de la que hablábamos antes, que te puede causar la obligación de modificar tu «flujo de trabajo» para adaptarlo a la metodología que hayas decidido seguir, ¿Quién nos impide aplicar varias a la vez, o coger solo las partes de ellas que se adapten a nosotros? Volviendo a lo mencionado en el punto anterior, cada persona es única y, por lo tanto, tiene una manera de trabajar totalmente diferente al resto, por lo que tratar de ajustarnos al pie de la letra a una forma de trabajo puede llegar a ser contraproducente.

Carpetas vs. enlaces

Llegados a este punto, he de decir que fue aquí cuando me di cuenta de que la manera en la que gestionaba toda la información era un auténtico desastre, no solo es que la tuviera desperdigada por diferentes sitios, sino que entre ella tampoco estaba relacionada. Lo único que tenía era una carpeta por aquí, otra carpeta por allá, una carpeta dentro de otra carpeta…

Y es que, pensándolo bien, seguramente lleguemos a la conclusión de que nuestra mente no trabaja con carpetas, sino con enlaces capaces de relacionar toda la información de la que disponemos.

En esta otra imagen podemos observar, además de algunos de los puntos que ya hemos comentado, la diferencia existente entre información y conocimiento, así como el hecho de establecer relaciones.

En el momento que empecemos a relacionar la información será cuando también empecemos a crear el conocimiento que comentábamos varias líneas atrás. Es esto lo que nos llevará al siguiente punto: la experiencia, y, gracias a ella, podemos generar nueva información a partir de la que ya tenemos. Entonces…  ¿Y si en lugar de intentar organizar nuestra información en una estructura «cerrada» únicamente a base de carpetas, intentamos trasladar el funcionamiento de una mente a algo «tangible»? A priori puede parecer complejo, no obstante, contamos con diversas herramientas que nos pueden ser de gran ayuda en este proceso.

Aprovechemos la tecnología

Un buen día, dejé temporalmente de centrar mi atención en recopilar información y comencé a organizarla para así poder también organizarme yo mismo. Contradictoriamente, esta decisión implica leer y obtener nueva información, pero esta vez de una manera diferente, almacenándola en listas especiales para facilitar posteriormente el proceso. 

En esta búsqueda aparecieron varias opciones que giraban precisamente en torno a la «gestión de la información personal» o PKM (Personal Knowledge Management, por sus siglas en inglés). La sorpresa, o no, fue que debido a la generalización mundial de este problema, existía multitud de información y artículos de interés en los que poder bucear, pero claro… ¡Lo complicado fue definir mi manera de trabajar!

Comencé a ver vídeos, leer artículos y recopilar información al respecto, y acabé dándome cuenta de que todo me llevaba a la siguiente conclusión: necesitaba un punto de unión para toda esa información y así poder crear mi «cerebro digital», algo parecido al PKM. Descubrí que la mejor manera de crear ese «cerebro digital» era dejándome ayudar con alguna aplicación que se adaptara a mi manera de trabajar, en lugar de tener que amoldarme yo a dicha herramienta.

Encontré varias alternativas, entre las que se encontraban Obsidian, Zettlr, LogSeq, Joplin, Roam Research o Notion. Es cierto que cada una tiene sus ventajas e inconvenientes, sin embargo, todas ellas me ayudaron a comprender cómo se relacionaba mi mente con la información. Es decir, tanto el analizar mi manera de pensar y/o trabajar como el uso de estas aplicaciones fue lo que definitivamente me ayudó a definir cuál era mi metodología de trabajo. Por lo tanto, mi «cerebro digital» quedaría representado de la siguiente manera:

Finalmente, me decanté por Obsidian, aplicación de la cual seguramente iré subiendo algún que otro artículo sobre cómo funciona, qué opciones ofrece, y cómo la uso en mi día a día.

En definitiva…

En conclusión, queda evidenciada la importancia de analizar la manera que tenemos de trabajar y gestionar la información con la que trabajamos en nuestro día a día, ya que, si te sientes sobrepasado y fuera de control con respecto a la organización en el área tanto personal como profesional, tal vez todo evoque en una errónea manera de trabajar. Pero cuidado, no vayas a pensar que es un problema que solucionarás de la noche a la mañana, al contrario, se trata de un proceso lento y complejo que, con constancia y dedicación, conseguirás erradicar.

Yo mismo dediqué alrededor de un año a organizar toda la información que me rodeaba, en mi caso particular con la aplicación Obsidian, e incluso a día de hoy sigo nutriéndola y adaptándola a mi manera de trabajar. Por suerte, una vez hecho el gran cambio o la parte más profunda de organización, ahora solo son simples y pequeñas modificaciones o mejoras.

Igualmente, y teniendo este artículo como base, te animo a que te veas el #SharingValue de #SogetiSpain en el que hablo precisamente sobre esto. Empieza hoy mismo a cambiar tu forma de gestionar la información. ¡Todo a tu alrededor se volverá mucho más sencillo!

Nota: No se han añadido más enlaces que los que corresponden a las diferentes aplicaciones mencionadas, por la simple razón de que este proceso de aprendizaje debemos hacerlo por nosotros mismos, y los enlaces que pudiera poner serían aquellos que han sido útiles para mí, con lo que ya connotaría cierta subjetividad. Un buen inicio sería realizar una búsqueda en Google (o tu buscador de confianza) sobre «Personal Knowledge Management» (recomiendo hacer la búsqueda en inglés, ya que siempre suele haber más contenido) y luego ir «tirando del hilo» y sacando tus propias conclusiones.

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