Traspaso de conocimiento

Nuestra actividad profesional se basa en ofrecer servicios de calidad del software a clientes que confían en nosotros para asegurar los desarrollos de sus aplicaciones. Por diferentes motivos, en algún momento nos vamos a tener que enfrentar a tener que impartir o recibir un traspaso de conocimiento del proyecto en el que colaboramos.

Entendemos por ‘traspaso de conocimiento’ el proceso por el cual algún miembro (o varios) del equipo actual del proyecto realiza una especie de formación para traspasar todo su conocimiento y expertise ya sea a uno o varios miembros del nuevo equipo que realizará las tareas a partir de ese momento; o a un miembro nuevo de su mismo equipo.

Desde mi perspectiva existen dos tipos principales de traspaso. En principio debería enfocarse desde el mismo punto de vista, pero la experiencia nos dice que en ocasiones no ocurre de ese modo.

1) Traspaso Interno: Entendemos por este tipo de traspaso de conocimiento el que se da entre miembros de un mismo equipo de trabajo. Principalmente se da por estos motivos y hay que trasmitir el conocimiento a un nuevo miembro del equipo:

• Se amplía el equipo y entra una nueva persona a formar parte del mismo.
• Un miembro del equipo causa baja en la empresa.
• Un miembro del equipo sigue en la compañía, pero cambia de proyecto.

2) Traspaso Externo: Es el proceso que se da entre equipos de diferentes empresas. La causa principal es el cambio de proveedor en un cliente para realizar las tareas del proyecto.

El proceso de traspaso de conocimientos se adentra en las diferentes tareas que tiene asignado el grupo de trabajo y se van describiendo y explicando los métodos de trabajo, las herramientas a utilizar, la metodología de pruebas, las aplicaciones involucradas, etc. Se muestra la diferente documentación del proyecto, así como la planificación del mismo.

Dentro del traspaso de conocimiento técnico y funcional, es muy importante tener muy bien estructurada toda la información a trasladar, así como el orden y prioridad para hacerlo. Como recomendación es aconsejable tener una documentación completa de todas las actividades que se realizan en el proyecto para optimizar esta tarea y no dejar nada sin explicar. A largo plazo genera ahorro de tiempo en el proyecto, ya que no se tiene que preparar el traspaso de conocimiento cada vez que sea necesario. Cuando alguien se incorpora al proyecto ya se posee todo el material disponible y se puede hacer el traspaso desde el momento inicial. Para ello es importante, además de tener esta documentación, que esté actualizada con la información más reciente posible.

Otra parte muy importante y a la que quizás se le preste menos atención (pero que es también fundamental), es la parte personal y social del proyecto. Es decir, todo lo relativo a las personas involucradas en el proyecto y el rol de cada uno de ellos, así como todos los asuntos secundarios (configuración de accesos, impresoras, fichajes, instalaciones, etc.). También la parte social del proyecto, por ejemplo si se hace grupo en el momento del desayuno, si un día a la semana se va a comer a algún sitio, si cada cierto tiempo se fija una quedada del proyecto para hacer afterwork…, es decir pequeños detalles que generan unión en el  equipo y crean buen ambiente en el grupo de trabajo (cliente-proveedor), puesto que la realización de estas actividades se nota en el resultado final del trabajo realizado.

Como conclusión, es muy importante realizar un traspaso de conocimiento completo cuando surja la necesidad en un proyecto y para ello crear una documentación del mismo facilita la realización del proceso de manera óptima. Aunque el motivo del traspaso sea por la finalización de tu colaboración en el proyecto, siempre hay que ser profesional. Como se dice coloquialmente, hay que irse dejando el listón muy alto gracias a un gran trabajo realizado hasta el último minuto de trabajo en el proyecto.

Alberto Garrido

Ingeniero de Test Senior | Digital Assurance & Testing | SOGETI España