Gestionar tus tareas con Outlook tasks

Bueno, si tuviste la paciencia de acabar el primer artículo sobre cómo gestionar tus tareas. Seguro que te diste cuenta en seguida que era un artículo analógico; vaya, que os hacía trabajar con papel y lápiz. Vamos ahora a utilizar algún programa que nos permita mejorar la gestión de nuestras tareas de manera más automática y digital.

La primera ventaja de automatizar con algún programa de ordenador, Tablet o Smartphone las tareas/emails que tenemos pendientes, es que se pueden mover fácilmente entre las tres zonas de urgencia que se presentaron en el anterior artículo:

• Crítico para hoy, tareas urgentes.
• Oportunidades para hoy, tareas importantes.
• En el horizonte, tareas que pueden esperar.

La segunda ventaja, es que usando un software, es mucho más fácil convertir los emails en tareas. Teniendo en cuenta que esa es la fuente principal de generación de trabajo hoy en día.

Y la tercera es que podemos consultar esa lista de tareas pendiente desde cualquier sitio y con distintos periféricos.

Y, ¿Qué software utilizamos? En realidad, cualquiera que te permita priorizar y dividir tareas en tres niveles distintos servirá. Por ejemplo, el que encontramos en cualquier suite de Microsoft: Outlook.

Lo primero que haremos será preparar el entorno del programa, y asumo que tendrás instalado una de las últimas versiones de Outlook 2007, 2010 o 2013.

Muestra la barra de tareas desde el menú View -> To-Do Bar y elige Tasks

Pulsa el botón encima de la opción Arrange by y selecciona Importance y Show in Groups

Ahora tendrás las tareas ordenadas en tres categorías, tal y como necesitábamos:

En este punto ya puedes empezar a encajar tus tareas en cada una de estas categorías, moverlas entre ellas, y lo más importante, mantener la columna ordenada:

• Mantén 5 o menos elementos en la parte de High (Crítico para hoy)
• Mantén 20 o menos elementos en la parte de Normal (Oportunidades para hoy).
• Desplaza el resto a la parte de Low (En el horizonte)
• Revisa la parte de Crítico para hoy cada hora.
• Revisa la parte de Oportunidades para hoy una vez al día.
• Revisa la parte de En el horizonte una vez a la semana.
• Puedes añadir al nombre de la tarea la fecha de fin de plazo o usar el calendario automático que tiene Outlook. Pero se realista, no establezcas fechas que no puedas cumplir, en otras palabras, a menos que sea realmente imprescindible no uses fechas de plazo.
• Describe las tareas como el siguiente paso a ejecutar. Las definiciones genéricas no ayudan a ponerse en marcha, ya que engloban demasiadas acciones.

Y llegados a este punto, volvamos al email. La mayoría de las tareas que aparecen en nuestra agenda lo hacen por esta vía, y la primera pregunta que hacía en el artículo anterior era: ¿Qué sientes cuando abres el ordenador cada mañana, y un tsunami de emails no leídos te están esperando amenazadoramente en tu bandeja de entrada?

Bueno, pues convirtamos la gestión del email en una gestión de tareas. Y para eso seamos conscientes que nuestra bandeja de entrada NO es una herramienta de gestión de tareas.

Tendemos muchas veces a dedicar demasiado tiempo a un email sencillamente porque está allí, delante de nosotros. Vamos a ponernos el objetivo de vaciar cada día nuestra bandeja de entrada, tenemos que sentirnos libres de la presión que supone un buzón lleno, y eso lo conseguiremos convirtiendo nuestros emails en tareas y delegando su gestión al sistema de tareas.

En Outlook 2013 sólo tienes que arrastrar el e-mail a la palabra tareas en la parte inferior.

Cuando se hace eso, aparece una nueva ventana emergente que se rellena automáticamente. El título de la tarea es el mismo que el título del correo electrónico; el cuerpo de la tarea contiene el cuerpo del correo electrónico. Todo lo que necesitas hacer es escribir sobre el título para crear una frase de acción muy claro, a continuación, establecer una prioridad y hacer clic en Guardar. Y, ya está. Se tarda sólo un par de segundos.

Pero hay otra manera de hacerlo, y es más útil cuando lo que se quiere poner en la lista de tareas es el propio email recibido o enviado. Quizá porque queramos estar pendientes de una respuesta, o comprobar que se haya ejecutado una serie de acciones descritas en un correo que se ha enviado…

En estos casos, es tan fácil delegar la gestión del email al sistema de tareas como arrastrar el correo a una de las categorías de la columna de tareas. Automáticamente aparece una bandera roja a su derecha y el email no se moverá de la parte de tareas hasta que esa bandera se elimine. Además podemos arrastrar ese email/tarea de una categoría de urgencia a otra sin ningún problema.

Tanto si usamos un método como el otro hay un último paso que hay que hacer, y consiste en mover el email de la carpeta de entrada a la carpeta de leídos. El propósito es el mismo que hemos comentado anteriormente: que la bandeja de entrada esté siempre limpia al final del día. Si la tarea se ha creado desde un email enviado, no hace falta hacer nada más ya que ese correo ya estará fuera de nuestro campo de visión.

Y ahora un último consejo. Outlook tiene una muy buena herramienta de búsqueda y filtrado. Es mucho más práctico mantener sólo las carpetas de Leídos y Enviados que tener que ir guardando y ordenando nuestros emails por temas en subcarpetas. Cuando necesitemos localizar algo, dejemos que las máquinas, que lo hacen mejor y más rápido que nosotros, realicen esa tarea. Si a pesar de ello sigues con la necesidad de categorizar tus emails, utiliza las etiquetas de color. Lo que te permitirá tener en una sola carpeta correos de categorías distintas, pero fácilmente accesibles.

Bueno, y ahora ¡a trabajar! En la siguiente evaluación tendrás medio punto más por la eficiencia que habrás ganado al aplicar este sistema.

Nota: Este sistema funciona bien cuando hay menos de 100 acciones pendientes de revisar. En caso contrario, necesitaremos ir un paso más allá en nuestra gestión de tareas. Pero esto será tema para otro artículo.

*Este texto está basado en el libro The One Minute TO-DO list de Michael Linenberger

Jordi Rodríguez

Team Lead en SOGETI España