Cómo gestionar un equipo 3ª parte: Gestionar tus tareas

¿Qué sientes cuando abres el ordenador cada mañana, y un tsunami de emails no leídos te están esperando amenazadoramente, en tu bandeja de entrada?

¿Cuántos de ellos se tendrán que convertir en tareas?, ¿Cuántos corresponden a respuestas rápidas que podemos olvidar?, ¿Qué tengo pendiente de ayer?, ¿Cada cuando he de revisar mis tareas pendientes?… Te levantas, te tomas un café y vuelves a sentarte, pero los emails aún están allí, bueno hay tres más, y las preguntas anteriores no tienen aún respuesta.

Organicémonos. Coge dos hojas de papel y en la primera escribe arriba de todo: Crítico para hoy, ahora dedica 20 segundos para poner debajo aquello que si no se acaba hoy te pondrá muy nervioso, lo primero que te venga a la cabeza, luego ya la completarás.

Luego, a un tercio de esa primera hoja escribe el título: Oportunidades para hoy y durante otros 20 segundos añade debajo todas aquellas tareas que se podrían hacer hoy si se tuviera la oportunidad. En esta lista puede haber tareas que no necesiten respuesta en los próximos 10 días. ¿Qué quiero decir con «si tuviera la oportunidad»? Bien, por ejemplo, me refiero a las tareas que se van a hacer una vez que la lista de Crítico para hoy se haya terminado. O las cosas que se pueden hacer ahora si la persona adecuada pasa por tu mesa de trabajo y puedes hablar con ella, o sencillamente si te llega la inspiración…

Finalmente, en la segunda hoja añade arriba del todo el título: En el horizonte y añade cualquier tarea que pueda esperar más de 10 días.

Genial! Acabas de comenzar a utilizar una herramienta de gestión de tareas muy poderosa.

Así… ¿qué has hecho realmente? Bueno, en primer lugar, es probable que haya bajado tu estrés ya que has conseguido sacar de la cabeza temas que no paraban de rebotar, para fijarlas en un papel en el que se puede confiar.

Y se puede confiar en esos dos papeles, ya que la primera página representa todo por lo que tienes que preocuparte hoy, y en la segunda está escrito todo aquello que no merece estar ahora en tu cabeza.

Esta lista se irá actualizando durante todo el día, ya que las tareas y prioridades cambian, pero el criterio es siempre el mismo:

• Si todo es importante, nada lo es.
• Controla las urgencias para centrarte en lo importante.

Perfecto, pero en dos semanas o menos esta lista estará descontrolada, ya que somos demasiado optimistas en nuestras previsiones. Así que, para evitar que eso suceda, aquí hay dos reglas para que la lista Crítico para hoy no se descontrole:

Regla 1: Mantener la lista con cinco o menos tareas.

Regla 2: Para prevenir que haya más de 5 tareas en esta lista de prioridad alta, respóndete a esta pregunta cuando sientas que tienes que hacer caber otra entrada en ella: ¿Estarías dispuesto a no volver a casa a tu hora y quizás hasta quedarte hasta media noche para conseguir que se acabe? Si la respuesta es “no», esa tarea no merece estar en la lista Crítico para hoy, si no en la lista de Oportunidades para hoy.

Y la siguiente regla es precisamente para la lista de Oportunidades para hoy. Recordemos, que en esta sección van a parar aquellas tareas que no son absolutamente críticas para hoy, pero que no estaría mal poder resolverlas en el transcurso del día, mañana, o dentro de los próximos diez días. Como aquí caben un montón de cosas, esta lista tiende a crecer muy rápido. Para mantenerla bajo control:

Regla 1: Limitar el número de elementos a 20 o menos. ¿Por qué 20? porque 20 líneas es la máxima cantidad que de un vistazo se pueden “digerir”.

Regla 2: Para prevenir que haya más de 20 tareas, las que sean de menor prioridad puedes desplazarlas a la lista de En el horizonte.

Bien, ya tenemos las listas llenas, y la mecánica para llenar cada una de ellas. Y ahora, ¿Cómo se lleva el control de todo ello?

• Elementos de Crítico para hoy, revísalos aproximadamente cada hora.
• Elementos de Oportunidades para hoy, revísalos aproximadamente cada día.
• Elementos de En el horizonte, revísalos aproximadamente cada semana.

Algunas tareas pueden tener plazos de entrega muy concretos en el tiempo. De momento, como estamos usando un sistema básico de control, os recomiendo escribir la fecha de vencimiento justo antes del asunto, por ejemplo, escribir «Entregar 23 de abril – Informe de Rendimiento.». De esta manera, cuando se escanea la lista de Oportunidades para hoy se puede ver los próximos plazos.

Ah, y muy importante, hay que establecer fechas de vencimiento sólo para tareas que las tengan, de lo contrario nos estaremos engañando a nosotros mismos poniendo fechas que en realidad no podremos cumplir.

Una última recomendación, no hagas entradas genéricas en estas listas. Las tareas que no están bien definidas tendemos a saltarlas. Por ejemplo en lugar de escribir: “Entrevistas de Autoevaluación” crea la entrada: “Concretar el día de la Autoevaluación”. La primera tarea engloba demasiados pasos y no encontraremos tan fácilmente el momento para arrancarla.

Bueno, si hasta aquí te ha servido de algo, en el siguiente artículo te mostraré como llevar este control con Microsoft Outlook. Mucho más práctico y más digital que hacerlo con papel y lápiz.

Este artículo está basado en el libro The One Minute TO-DO list de Michael Linenberger

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Jordi Rodríguez

Team Lead en Sogeti España