Cómo gestionar un equipo: La Matriz RASCI

¿Tienes gente a tu cargo?, ¿Un equipo con distintas tareas?, ¿Un sistema de backups que gestionar? Bien, empieza por el principio, hazte un mapa para no perderte, construye una matriz RASCI.

– ¿Una qué?

– Una matriz, una hoja de Excel llena de tareas, nombres y letras.

Empiezo por el principio. Formalmente a una matriz RASCI se la conoce como la matriz de la asignación de responsabilidades, y sirve para que solamente de un vistazo sepamos qué tareas se hacen en un proyecto, qué roles están involucrados, quién hace cada cosa, quién es su substituto en caso de ausencia y en qué departamento o servicio está cada uno… casi nada, ¿no?

RASCI, y como no podía ser de otra manera, son las siglas en inglés de Responsible, Accountable, Support, Consulted y Informed. Y visualmente se compone de una cuadricula donde en la fila superior pondremos el nombre de cada uno de los roles/recursos y en la primera columna de la izquierda cada uno de los nombres de las actividades o entregables a las que el proyecto se dedica. Luego, con toda la gracia del mundo, hay que poner una o varias de las iniciales de las palabras citadas anteriormente: R, A, S, C o I, y listo.

Vale, no se ha entendido. He aquí el ejemplo:

Haz una lista de quién trabaja en tu equipo y bajo qué departamento:

• Juan Gris Finanzas
• Pedro Azul Finanzas
• Margarita Blanca Marketing
• Rosa Roja Marketing
• Carlos Amarillo Marketing
• Rubén Marrón Producción
• Violeta Rosa Producción

Ahora sitúala en tu Excel de esta forma:

Ahora hay que hacer el mismo ejercicio identificando cada actividad o entregable para situarlo en la primera columna de la izquierda. Sería algo así:

Bien, ya lo tenemos todo listo para empezar a poner letras en las casillas adecuadas, pero ¿Con qué criterio? Dejadme que os defina cada una de las palabras que componen RASCI.

Responsible (responsable de la ejecución): es quien ejecuta una tarea. Su función es “HACER”. Lo más habitual es que exista sólo un encargado R por cada tarea.

Accountable (responsable del proceso en conjunto): es quien vela porque la tarea se cumpla, aún sin tener que ejecutarla en persona.  Su función es “HACER QUE SE HAGA”.

Support (apoyo): Alguien que apoya un rol ejecutivo en un proceso, contribuyendo a la implementación de una tarea en un proceso. Bien podría ser un substituto. (Backup)

Consulted (consultado): Persona que debe ser consultada para la realización de una tarea.

Informed (Informado): Persona que debe ser informada de la realización de una tarea.

Y ahora a llenar:

Vamos a repasar que hemos dicho:

Juan Gris, que trabaja en Finanzas, es responsable de la Nóminas. Tanto de su ejecución como de rendir cuentas (A/R). Además cuando los responsables de Marketing organicen algún evento, deben de tenerlo informado (I). Su substituto, en caso de ausencia, será Pedro Azul, que además realiza tareas en las propias nóminas. (R/S).

Pedro Azul tiene que ser consultado para cualquier tema referente a Publicidad. (C)

Margarita Blanca es la responsable para dirección de todo lo que tenga que ver con eventos (A). Sin embargo, será Rosa Roja la encargada de la ejecución de todas las tareas que Eventos conlleve. (R)

¿Se va entendiendo? Pues bien, una vez acabado, tendrás una matriz RASCI que te ayudará a no perderte en tu proyecto. Y esta puede sofisticarse con subtareas, responsables… etc.

Bien, y ahora que ya tenemos la tabla un par de consejos:

Si analizamos la matriz verticalmente (es decir, a nivel roles) tenemos que:

• Demasiadas R asignadas a un mismo rol (¿Podría estar existiendo un cuello de botella allí?).
• Ausencia de espacios vacíos (¿Es necesario que ese rol esté implicado en tantas tareas?).
• Demasiadas A para un mismo rol (¿Podríamos pensar en delegar responsabilidades?).
• Ausencia de R o A en un rol (¿Es un rol realmente necesario en este proceso?).
• Aparición de R en tareas que deben ser independientes entre sí (¿Hay una debida separación de funciones?).

Desde un análisis horizontal (es decir, a nivel de tareas) también obtenemos información:

• Excesivas R en una misma tarea (¿Podemos asegurar que dicha tarea no se duplique?, ¿Habría que subdividirla en sub-tareas más específicas?).
• Ausencia de R (¿Podría suceder que nadie vea dicha tarea como propia y así nadie la ejecute?  ¿Sería necesario definir un nuevo rol actualmente inexistente?).
• Demasiadas C (¿Es realmente útil/necesario/rentable realizar tantas consultas?).
• Demasiadas I (¿No estaremos generando demasiada burocracia al informar rutinariamente a tantas personas? ¿Y si se informa sólo ante excepciones?).
• Ausencia de A, implica que nadie garantiza el cumplimiento (¿Nadie pondrá la cara si la tarea no se ejecuta?).
• Ausencia de C o I (¿Puede deberse a deficiencias en las comunicaciones?).

A partir de aquí, tu sólo. Pero te dejo la plantilla para que no empieces de cero: RASCI de Ejemplo

Jordi Rodríguez

Team Lead en Sogeti España